秘書(shū)資格考試復(fù)習(xí)筆記四級(jí)秘書(shū)部分第五章

　　第五章 信息與檔案轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　1.信息分類的五大方法：書(shū)上第297頁(yè)下：字母分類法、地區(qū)分類法、主題分類法、數(shù)字分類法和時(shí)間分類法。其中主題分類法用的最多。

　　2.選擇題：信息篩選方法：主要是前三個(gè)：看來(lái)源、看標(biāo)題、看正文。P299中 題型：前三個(gè)占三個(gè)選項(xiàng)，在隨便寫(xiě)一個(gè)構(gòu)成四個(gè)選項(xiàng)，讓你選擇。

　　3.信息取舍的方法：一是擇其重點(diǎn);二是擇優(yōu)錄用 P300

　　對(duì)信息決定取舍時(shí)，要留下的信息應(yīng)要：一突出思想;二要注意典型性;三要富有新意P299下

　　4.信息核對(duì)方法：重點(diǎn)看一(溯源法)、三點(diǎn)(核對(duì)法)。題型：可能反過(guò)來(lái)考 P300

　　5.信息工作程序：收集、整理、傳遞、存儲(chǔ)、利用、反饋(順序不能錯(cuò)) p300下

　　其中信息整理是信息工作的核心，是對(duì)原始信息進(jìn)行分類、篩選、核實(shí) P301上

　　6.信息分類的步驟：辨類和歸類 P301中

　　7.題目：在分類中遵循的原則：A科學(xué)系統(tǒng)原則B層次性原則C符合實(shí)際原則D交叉包容原則 答案：ABC 見(jiàn)書(shū)上第301頁(yè)下

　　8.交叉參照卡的定義： P302上

　　9.選擇題：信息內(nèi)向傳遞的形式有：備忘錄、傳閱單、企業(yè)內(nèi)部刊物等;

　　信息外向傳遞的形式有：新聞稿、新聞發(fā)布會(huì)等 P303上 題型：隨機(jī)寫(xiě)出四個(gè)，讓你選擇是內(nèi)向傳遞的形式?或外向傳遞的形式?

　　10.信息傳遞：口頭傳遞的缺點(diǎn)：信息零亂;較難儲(chǔ)存 P304下

　　11.企業(yè)文字傳遞信息的主要表現(xiàn)形式有：文本、表格、圖表、框圖

　　表示企業(yè)生產(chǎn)常用柱狀圖、餅行圖 P304――P306

　　12.信息傳遞的三要素：信源、信道、信宿

　　信源分為原生源和再生源

　　信宿包括接受信息和利用信息 P308

　　13.第八大題;信息的登記和編碼?

　　答案：(書(shū)上第309頁(yè)中)登記即建立信息的完整記錄，系統(tǒng)地反映存儲(chǔ)情況，便于查找和利用。信息的登記包括總括登記和個(gè)別登記;登記的形式有薄冊(cè)式、卡片式

　　信息的編碼是為了適應(yīng)電子計(jì)算機(jī)處理的需求，它的編碼結(jié)構(gòu)一般由字符(字母或數(shù)字)組成基本數(shù)碼，再由基本數(shù)碼結(jié)合成為組合數(shù)據(jù)。信息編碼的一般步驟：①分析所有預(yù)編碼的信息資料②選擇最佳的編碼方法③確定數(shù)碼的位數(shù)。信息資料編碼的方法：①順序編碼法②分組編碼法：所有項(xiàng)目都要有同樣多的數(shù)碼個(gè)數(shù)，左邊數(shù)碼表示大類，而向右排列的每一個(gè)數(shù)碼，則標(biāo)志著更細(xì)的小類。 P309――P310上

　　在登記、編碼后，要根據(jù)時(shí)序、來(lái)源、內(nèi)容、字順排序。排序完后，要進(jìn)行科學(xué)保管，因?yàn)楸９荜P(guān)系到信息的安全、完整和使用壽命。

　　14.選擇題：信息存儲(chǔ)的方式有：4種 書(shū)上P310下

　　手工存儲(chǔ)包括兩個(gè)方面：信息原件存儲(chǔ)和目錄、索引存儲(chǔ) P310下

　　15.對(duì)文件柜的知識(shí)看一下即可，了解 P313

　　16.信息分散管理系統(tǒng)的特征：靈活性和專門(mén)性 p314上

　　17.信息存儲(chǔ)的載體：紙質(zhì)載體和磁性載體。紙質(zhì)載體依然是辦公室的主角。常用的磁性載體有軟盤(pán)、硬盤(pán)和磁帶 P315

　　18.計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的保護(hù)措施：(1)制作備份(2)需要密碼(3)磁盤(pán)要經(jīng)常殺毒 P316

　　19.關(guān)于檔案的分類方法：主要記?。郝毮芊诸惙?、問(wèn)題分類法、型號(hào)分類法。P317

　　題目：有一企業(yè)開(kāi)發(fā)了一項(xiàng)新產(chǎn)品，則原產(chǎn)品要立檔歸案，采取什么樣的分類法?答：型號(hào)分類法

　　20.復(fù)式分類法是指幾種分類方法結(jié)合使用。

　　21.第九大題：復(fù)式分類法的形式主要有哪幾種?

　　答：書(shū)上第318頁(yè)中間的十個(gè)。記憶技巧：前五個(gè)由年度、機(jī)構(gòu)和保管期限分類法這三個(gè)詞排列。后五個(gè)由年度、問(wèn)題和保管期限分類法這三個(gè)詞的排列。

　　22.選擇題：電子檔案的分類，按信息存在形式分，有文本文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件和命令文件 P318下――P319上

　　23.法律、法令和條例等法規(guī)性文件，以批準(zhǔn)日期為根據(jù);計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以內(nèi)容針對(duì)時(shí)間為根據(jù)，如跨年度的計(jì)劃可放在開(kāi)始年度，跨年度的總結(jié)可放入最后年度 P319中下

　　24.選擇題：編制檢索工具包括：4個(gè)：歸檔文件目錄;分類目錄;人名索引;全宗指南 P320

　　25.檔案檢索是檔案提供利用工作的基礎(chǔ)和先前條件。檔案檢索包括檔案信息存儲(chǔ)和查檢兩方面的工作內(nèi)容。 P322上

　　26.檔案鑒定工作的內(nèi)容包括：價(jià)值、內(nèi)容、來(lái)源、外行特征 P322下

　　27.定稿、正本的價(jià)值大，草稿、副本的價(jià)值小一些 P323上

　　28.我國(guó)現(xiàn)行的檔案保管期限規(guī)定為永久、長(zhǎng)期和短期三種。 P323中下

　　29.只做一般了解：P324檔案管理中，建立庫(kù)房管理制度包括：安全制度、檔案進(jìn)出庫(kù)、檔案定期檢查、設(shè)備管理、清潔衛(wèi)生制度等。

　　關(guān)于錄像答題技巧：

　　一般：(1)看秘書(shū)的著裝，看是否著職業(yè)裝(2)辦公桌是否整潔、信函要分類放置(3)在打電話時(shí)，注意：①電話要在鈴響三聲內(nèi)接電話②要用禮貌用語(yǔ)，如您好等?③上班時(shí)間不得占用電話聊天(4)保密：①不能對(duì)好朋友泄密②不能為了炫耀，泄密③不能因?yàn)槔习宄衬悖€氣泄密

　　具體可能涉及到的：(1)宴請(qǐng) P287

　　注意：場(chǎng)地的選擇;點(diǎn)菜時(shí)要注意對(duì)方有無(wú)忌口;迎客的方式;入座的順序;宴請(qǐng)開(kāi)始時(shí)敬酒，領(lǐng)導(dǎo)先敬，秘書(shū)后跟著敬;在夾菜時(shí)要用公筷;在宴席過(guò)程中有電話，要先向客人道歉，說(shuō)明后，再出去接電話。

　　(2)與領(lǐng)導(dǎo)一起出去出差

　　注意：作好差旅準(zhǔn)備，如訂機(jī)票，預(yù)定房間等。取票。交通、食宿。參見(jiàn)五級(jí)部分的商務(wù)旅行P211;帶上地圖和日常用藥;必帶的文件資料和上司隨身攜帶的物品。在預(yù)定房間時(shí)，若價(jià)格超出已定價(jià)格，要先向上級(jí)請(qǐng)示。關(guān)于費(fèi)用報(bào)銷，一定要保存好票據(jù)。參見(jiàn)書(shū)上第290頁(yè)

　　(3)接待一個(gè)小型訪團(tuán)

　　注意：文件資料準(zhǔn)備好;為參觀所做準(zhǔn)備(例如特定的衣服或禮物);要熱情迎客(到大門(mén)口或電梯口迎接);正確的導(dǎo)引(在客人右側(cè)或右手邊上);認(rèn)真待客(讓的座次、敬茶方式、接待室的環(huán)境要保持整潔和安靜)等;在談話時(shí)注意，避免宗教和政治問(wèn)題;男士不能問(wèn)錢(qián)包;若上司改變?nèi)粘?，秘?shū)影響客人道歉、并解釋;上司委托他人接待，秘書(shū)應(yīng)把所做的準(zhǔn)備想委托人報(bào)告。

　　(4)電話處理問(wèn)題：綜合性較強(qiáng)(可能涉及電話處理事務(wù))

　　注意：書(shū)上對(duì)外橫向溝通那部分好好看看

　　打電話要注意的禮儀;如果打電話過(guò)程中需要某些資料事先未準(zhǔn)備好，應(yīng)先對(duì)對(duì)方說(shuō)：對(duì)不起，稍等5分鐘后，我給您回電話;如果與預(yù)定有出入，應(yīng)先請(qǐng)示上級(jí)，再下決定。

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