2013年北京會(huì)計(jì)證《會(huì)計(jì)電算化》預(yù)習(xí)2（4）：計(jì)算機(jī)替代手工記賬

更新時(shí)間：2012-11-05 17:11:51 來(lái)源：|0

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    【本節(jié)要點(diǎn)】
    替代手工記賬的任務(wù)和條件、如何替代手工記賬、
    【本節(jié)內(nèi)容】
    財(cái)政部在《關(guān)于印發(fā)（會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范）的通知》中指出：“替代手工記賬是會(huì)計(jì)電算化的階段性目標(biāo)，各地區(qū)、各部門(mén)要對(duì)這一工作加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督，制訂替代手工記賬的管理辦法，保證這一過(guò)程的順利實(shí)施”。
    一、替代手工記賬的任務(wù)和條件

    （一）替代手工記賬的含義
    1．替代手工記賬分為廣義和狹義兩種含義。從廣義上講，替代手工記賬是指將各種基本的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)，采用電子計(jì)算機(jī)設(shè)備和會(huì)計(jì)軟件對(duì)輸入計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理（計(jì)算、分類(lèi)、匯總、轉(zhuǎn)存等），生成會(huì)計(jì)信息并存儲(chǔ)在磁性或光盤(pán)等介質(zhì)上，根據(jù)需要輸出各種會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，即采用電子計(jì)算機(jī)替代手工記賬、算賬、報(bào)賬這一過(guò)程。
    2．會(huì)計(jì)電算化可以分為會(huì)計(jì)核算電算化、會(huì)計(jì)管理電算化、會(huì)計(jì)輔助決策電算化三個(gè)層次，而替代手工賬是會(huì)計(jì)核算電算化首先要達(dá)到的目標(biāo)。需要完成設(shè)置會(huì)計(jì)科目、填制會(huì)計(jì)憑證、登記會(huì)計(jì)賬簿、進(jìn)行成本計(jì)算、編制會(huì)計(jì)報(bào)表等方面的會(huì)計(jì)核算任務(wù)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理電子化。
    3．會(huì)計(jì)核算電算化按照企事業(yè)單位的應(yīng)用水平可以分為部分業(yè)務(wù)采用電算化以及全面實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化，替代手工賬也因此可以包括部分會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)采用計(jì)算機(jī)替代手工記賬和全面會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)采用計(jì)算機(jī)替代手工記賬。目前大多數(shù)單位還只能實(shí)現(xiàn)部分替代手工記賬，一般包括工資、賬務(wù)處理、往來(lái)核算和會(huì)計(jì)報(bào)表等內(nèi)容。
    4．通過(guò)替代手工記賬，不僅實(shí)現(xiàn)了記賬、算賬、報(bào)賬處理方式的改變，更主要的是提高了會(huì)計(jì)信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，從而為充分利用會(huì)計(jì)信息、加強(qiáng)管理、提高經(jīng)濟(jì)效益，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)管理和會(huì)計(jì)決策電算化奠定良好的數(shù)據(jù)和應(yīng)用基礎(chǔ)。
    5．狹義地講，替代手工記賬特指從手工會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理方式向計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理方式的過(guò)渡階段，即脫離手工會(huì)計(jì)核算工作的過(guò)程（俗稱(chēng)甩賬），它是利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的初期必須經(jīng)歷的人機(jī)并行時(shí)期，這一期間一般在3~6個(gè)月，最好能跨年度。由于手工和電算化的系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境差異較大，對(duì)會(huì)計(jì)工作的要求差別也非常大，會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用初期往往會(huì)存在系統(tǒng)運(yùn)行失敗的風(fēng)險(xiǎn)，因此，必須要設(shè)置一個(gè)手工與電算化兩種模式同時(shí)運(yùn)行的緩沖時(shí)期，以便于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，積累經(jīng)驗(yàn)，保證系統(tǒng)能安全穩(wěn)定地由手工模式過(guò)渡到電算化模式，人機(jī)并行期結(jié)束后要甩掉手工賬，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)完全取代手工記賬。
    6．狹義的替代手工記賬只是會(huì)計(jì)核算電算化工作的“初級(jí)階段”，是一個(gè)單位會(huì)計(jì)電算化工作的“起點(diǎn)”。主要的目標(biāo)是檢驗(yàn)電算化系統(tǒng)對(duì)手工業(yè)務(wù)的兼容性，保證會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)在脫離手工環(huán)境后，在電算化的環(huán)境下能順利、正確、合法的完成會(huì)計(jì)核算工作。其具體任務(wù)是完成數(shù)據(jù)整理、初始化、計(jì)算機(jī)與手工并行和甩賬驗(yàn)收等工作。
    （二）替代手工賬的基本條件
    為保證會(huì)計(jì)電算化后會(huì)計(jì)工作的質(zhì)量，《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》和《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》都對(duì)計(jì)算機(jī)替代手工記賬提出了具體要求，要求單位替代手工賬應(yīng)當(dāng)具備一個(gè)前提和三項(xiàng)基本條件。
     一個(gè)大前提是計(jì)算機(jī)與手工會(huì)計(jì)核算應(yīng)該并行三個(gè)月以上（一般不超過(guò)六個(gè)月），計(jì)算機(jī)與手工核算的數(shù)據(jù)相互一致，軟件運(yùn)行也安全可靠，并應(yīng)接受有關(guān)部門(mén)的監(jiān)督；其次要求打印輸出的證賬表格式必須正確，簽名蓋章必須齊全。
    并行工作期間，可采用計(jì)算機(jī)打印輸出的記賬憑證替代手工填制的記賬憑證，根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核并裝訂成冊(cè)，作為會(huì)計(jì)檔案保存，并據(jù)以登記手工賬簿。如果計(jì)算機(jī)與手工核算結(jié)果不一致，要由專(zhuān)人查明原因并向本單位領(lǐng)導(dǎo)書(shū)面報(bào)告。

    三項(xiàng)基本條件則是：
    1．配有適用的會(huì)計(jì)軟件和相應(yīng)的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備。計(jì)算機(jī)設(shè)備是會(huì)計(jì)電算化的物質(zhì)基礎(chǔ)，要保證電算化工作的順利進(jìn)行，首先必須配有足夠的專(zhuān)門(mén)或主要用于會(huì)計(jì)核算的計(jì)算機(jī)或計(jì)算機(jī)終端，并配置相應(yīng)的系統(tǒng)軟件平臺(tái)。設(shè)備配置既要講究成本效益原則，又要有一定的超前意識(shí)，滿(mǎn)足會(huì)計(jì)核算的需要。其中，大型企事業(yè)單位開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化工作應(yīng)有總體規(guī)劃，并分步實(shí)施。
    其次，使用的會(huì)計(jì)核算軟件達(dá)到財(cái)政部發(fā)布的《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》的要求。會(huì)計(jì)軟件的取得方式包括：商品化通用會(huì)計(jì)軟件、定點(diǎn)開(kāi)發(fā)會(huì)計(jì)軟件、通用會(huì)計(jì)軟件與定點(diǎn)開(kāi)發(fā)會(huì)計(jì)軟件相結(jié)合等。各單位可根據(jù)實(shí)際情況和工作狀況進(jìn)行選擇，可逐步采用從商品化通用會(huì)計(jì)軟件到通用會(huì)計(jì)軟件與定點(diǎn)開(kāi)發(fā)會(huì)計(jì)軟件相結(jié)合的方式。如果使用商品化會(huì)計(jì)核算軟件，該軟件應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)財(cái)政部門(mén)的評(píng)審。
    再次，在功能模塊的應(yīng)用上需要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況逐步推行。由于會(huì)計(jì)核算軟件的功能結(jié)構(gòu)復(fù)雜，往往不能貪大求全，一步到位，而需要根據(jù)業(yè)務(wù)需要，因地制宜，摸索經(jīng)驗(yàn)，逐步推行。賬務(wù)處理模塊是會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)的核心，通過(guò)對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的處理，形成憑證、賬簿、報(bào)表等三大數(shù)據(jù)源，為內(nèi)部和外部管理部門(mén)提供主要會(huì)計(jì)核算信息。因此，可以先運(yùn)行賬務(wù)處理模塊，同時(shí)考慮今后與其他子系統(tǒng)的銜接；小型單位在選擇會(huì)計(jì)軟件時(shí)，特別是選擇賬務(wù)處理模塊時(shí)，要從實(shí)用角度出發(fā)，并應(yīng)考慮會(huì)計(jì)軟件版本升級(jí)的需要，避免重復(fù)投資。
    2．配備相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算化工作人員。會(huì)計(jì)電算化工作人員是會(huì)計(jì)電算化成功的關(guān)鍵，必須建立起與會(huì)計(jì)電算化工作需要相適應(yīng)的專(zhuān)業(yè)人員隊(duì)伍。會(huì)計(jì)電算化是跨計(jì)算機(jī)與會(huì)計(jì)的綜合性學(xué)科，這要求從事會(huì)計(jì)電算化的人員也必須是既懂計(jì)算機(jī)，又熟悉財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，實(shí)際工作中要求上機(jī)操作人員具備會(huì)計(jì)電算化初級(jí)以上的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和操作技能，并取得財(cái)政部門(mén)核發(fā)的電算化培訓(xùn)合格證書(shū)。
    在準(zhǔn)備替代手工記賬之前，必須指定會(huì)計(jì)電算化初期的會(huì)計(jì)電算化上崗人員，完成各會(huì)計(jì)電算化崗位人員的培訓(xùn)，并對(duì)會(huì)計(jì)人員按照系統(tǒng)的要求進(jìn)行重新分工。其他暫時(shí)不能上崗的會(huì)計(jì)人員，在完成并行期間手工記賬的同時(shí)，也應(yīng)開(kāi)始參加會(huì)計(jì)電算化的培訓(xùn)，分期分批作好上崗準(zhǔn)備。此外還應(yīng)該注意，企業(yè)培訓(xùn)工作必須循序漸進(jìn)、逐步提高，開(kāi)始應(yīng)以學(xué)會(huì)軟件操作為主要目的，然后系統(tǒng)組織基礎(chǔ)理論學(xué)習(xí)，聯(lián)系本單位的實(shí)際應(yīng)用，全面提高會(huì)計(jì)電算化的管理和應(yīng)用水平，使每個(gè)會(huì)計(jì)人員在甩掉手工賬后，均能適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化工作的新環(huán)境。

    目前開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化崗位培訓(xùn)主要有三種形式：
    (1)財(cái)政部組織開(kāi)展的會(huì)計(jì)人員后續(xù)教育，其中包括會(huì)計(jì)電算化培訓(xùn)。培訓(xùn)的是在職會(huì)計(jì)人員，無(wú)論本單位是否使用會(huì)計(jì)軟件都可以接受培訓(xùn)。初級(jí)培訓(xùn)的內(nèi)容主學(xué)習(xí)電子計(jì)算機(jī)硬件和軟件基礎(chǔ)知識(shí)，掌握文字、報(bào)表處理的一般方法以及通用會(huì)計(jì)軟件的使用方法。
    (2)軟件公司提供的針對(duì)購(gòu)買(mǎi)的會(huì)計(jì)核算軟件的培訓(xùn)。凡購(gòu)買(mǎi)商品化會(huì)計(jì)軟件位，軟件公司一般會(huì)進(jìn)行軟件使用培訓(xùn)。這種培訓(xùn)的目的是為了讓操作人員在單位能立使用會(huì)計(jì)軟件，因此根據(jù)上崗會(huì)計(jì)人員的水平不同，培訓(xùn)時(shí)間可長(zhǎng)可短。這類(lèi)培訓(xùn)對(duì)性較強(qiáng)，主要側(cè)重于會(huì)計(jì)核算軟件的基本操作。
    (3)單位根據(jù)開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化工作的需要，自行組織會(huì)計(jì)電算化培訓(xùn)。有條件型企業(yè)常常采用這種培訓(xùn)形式，通過(guò)統(tǒng)一組織培訓(xùn)來(lái)解決會(huì)計(jì)電算化實(shí)施中存在的關(guān)題，特別是多部門(mén)協(xié)作時(shí)出現(xiàn)的比較復(fù)雜的問(wèn)題。這種培訓(xùn)可以彌補(bǔ)前兩種培訓(xùn)的不處，有針對(duì)性地結(jié)合電算化崗位職責(zé)和具體的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行。
    3．建立健全嚴(yán)格的內(nèi)部管理制度。會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理是指對(duì)已建立的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)進(jìn)行全面管理，保證系統(tǒng)的安全和正常運(yùn)行，它是保證單位會(huì)計(jì)工作和會(huì)計(jì)電算化工作有序進(jìn)行的重要措施。在準(zhǔn)備替代手工記賬前，要針對(duì)會(huì)計(jì)電算化工作的特點(diǎn)，對(duì)內(nèi)部會(huì)計(jì)管理制度的內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。
    會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部管理制度包括：
    (1)建立嚴(yán)格的操作管理制度。主要內(nèi)容包括：操作人員的工作職責(zé)和工作權(quán)限；預(yù)防原始憑證和記賬憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計(jì)算機(jī)的措施；預(yù)防已輸入計(jì)算機(jī)的原始憑證和記賬憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)核對(duì)而登記機(jī)內(nèi)賬簿的措施；必要的上機(jī)操作記錄制度。
    (2)建立嚴(yán)格的硬件、軟件管理制度。主要內(nèi)容包括：保證機(jī)房設(shè)備安全和電子計(jì)算機(jī)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的措施；會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)核算軟件安全保密的措施；制訂會(huì)計(jì)核算軟件的審批和監(jiān)督制度。
    (3)建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案管理制度。

    替代手工記賬的過(guò)程是會(huì)計(jì)工作從手工核算向電算化核算的過(guò)渡階段，是會(huì)計(jì)電算化工作中非常重要的階段。在具體實(shí)施之前，單位要作出總體實(shí)施方案，包括整理手工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，確定會(huì)計(jì)核算方法和數(shù)據(jù)處理過(guò)程，建立會(huì)計(jì)科目編碼體系，設(shè)置各種會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表的格式和項(xiàng)目，會(huì)計(jì)軟件的初始化，以及在試運(yùn)行階段人工與計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比分析等工作。要組織有關(guān)人員對(duì)實(shí)施方案進(jìn)行充分討論、修改和完善，一般來(lái)說(shuō)，準(zhǔn)備實(shí)施的系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)能夠解決手工條件下會(huì)計(jì)核算難以完成的工作。在實(shí)施過(guò)程中，由于計(jì)算機(jī)與手工并行工作，會(huì)計(jì)人員的工作強(qiáng)度相對(duì)較大，各單位需要合理安排財(cái)會(huì)部門(mén)的工作，提高工作效率。
    （一）整理手工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)
    按規(guī)范要求作好會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入前的準(zhǔn)備，這是一項(xiàng)非常重要的工作。因?yàn)椋挥挟?dāng)所有的最原始數(shù)據(jù)都正確的時(shí)候，才能保證輸出結(jié)果的準(zhǔn)確性。另外，由于計(jì)算機(jī)對(duì)輸入數(shù)據(jù)的要求和手工有較大區(qū)別，要求數(shù)據(jù)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化并保持部門(mén)和前后時(shí)間一致，為了方便數(shù)據(jù)管理還需要進(jìn)行數(shù)字化、編碼化處理，這就需要對(duì)手工數(shù)據(jù)按照電算化系統(tǒng)的要求進(jìn)行統(tǒng)一的整理和規(guī)范。這些前期準(zhǔn)備工作包括整理各項(xiàng)基礎(chǔ)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、清理往來(lái)賬戶(hù)和銀行賬戶(hù)等。如果需要啟用購(gòu)銷(xiāo)存模塊，必要時(shí)還應(yīng)與單位采購(gòu)、銷(xiāo)售及庫(kù)存管理部門(mén)進(jìn)行協(xié)調(diào)，取得有關(guān)部門(mén)的配合。
    1．重新核對(duì)各項(xiàng)憑證和賬簿，做到賬證、賬賬、賬實(shí)相符。手工會(huì)計(jì)核算最大的問(wèn)題就是，由于處理程序和崗位的繁瑣，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被大量重復(fù)的轉(zhuǎn)載，同時(shí)由于手工傳遞數(shù)據(jù)較慢，造成會(huì)計(jì)記錄數(shù)出多門(mén)，部門(mén)和崗位之間的數(shù)據(jù)不一致，誤差較多，而計(jì)算機(jī)系統(tǒng)要求數(shù)據(jù)高度集成和統(tǒng)一，因此，在將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)移入計(jì)算機(jī)之前，需對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)按會(huì)計(jì)軟件的要求進(jìn)行整理和分類(lèi)。
    《會(huì)計(jì)人員基本工作規(guī)則》中規(guī)定，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理要按照會(huì)計(jì)科目的統(tǒng)馭關(guān)系，憑證及各級(jí)明細(xì)賬、總分類(lèi)賬之間，總分類(lèi)賬與下級(jí)明細(xì)分類(lèi)賬、相關(guān)輔助明細(xì)賬之間，各類(lèi)明細(xì)分類(lèi)賬、總分類(lèi)賬與實(shí)物庫(kù)記錄之間，應(yīng)完全相符，金額和數(shù)量也應(yīng)完全一致。但在許多單位，由于歷史遺留問(wèn)題，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理長(zhǎng)期存在不規(guī)范行為，經(jīng)常出現(xiàn)賬證、賬賬、賬實(shí)不符現(xiàn)象，這將導(dǎo)致會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理的錯(cuò)誤。例如，材料采購(gòu)和材料差異等科目，如果結(jié)轉(zhuǎn)材料計(jì)算不及時(shí)，將造成差異科目出現(xiàn)偏差，如果分配差異時(shí)再加入人為因素，將造成差異科目與材料科目之間的比例失調(diào)，二者之和不能反映實(shí)際價(jià)格，導(dǎo)致成本混亂。
    2．整理各賬戶(hù)余額。在初次使用電算化系統(tǒng)的時(shí)候，軟件內(nèi)部是不含有任何期初業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的，為了保證手工數(shù)據(jù)與計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的前后銜接，必須設(shè)置的賬戶(hù)體系和會(huì)計(jì)軟件對(duì)期初余額的要求整理出各賬戶(hù)的期初余額并輸入到系統(tǒng)內(nèi)去。在整理賬戶(hù)余額的時(shí)候需要注意，如果是在年初建賬，只需整理各賬戶(hù)期初余額；如果是在年中某月建賬，就要整理出以前各月各賬戶(hù)的發(fā)生額。
    3．清理往來(lái)賬戶(hù)和銀行賬戶(hù)。往來(lái)賬戶(hù)和銀行賬戶(hù)是企業(yè)會(huì)計(jì)管理的重要內(nèi)容，這兩類(lèi)資產(chǎn)是企業(yè)流動(dòng)性很強(qiáng)，業(yè)務(wù)發(fā)生又非常頻繁的資產(chǎn)。在手工方式下，由于管理不善，賬戶(hù)混亂，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)往來(lái)賬戶(hù)不能及時(shí)核銷(xiāo)，銀行對(duì)賬數(shù)據(jù)不清等現(xiàn)象，造成管理者對(duì)企業(yè)真實(shí)資產(chǎn)不清楚，影響對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況的客觀判斷。
    由于歷史原因，目前我國(guó)企業(yè)的往來(lái)賬往往滯留著大量呆賬、壞賬，所以應(yīng)當(dāng)在將其移入計(jì)算機(jī)之前，按會(huì)計(jì)制度要求及時(shí)處理和沖銷(xiāo)。另外，在電算化方式下，對(duì)往來(lái)賬戶(hù)的管理方法一般有兩種，一種是將往來(lái)賬戶(hù)涉及的單位或個(gè)人作為往來(lái)賬戶(hù)的明細(xì)科目，一種是將往來(lái)單位或個(gè)人作為輔助賬，單獨(dú)進(jìn)行核算和管理。因此，還必須預(yù)先確定往來(lái)賬的管理方式。
    同樣道理，銀行賬一般均有未達(dá)賬項(xiàng)，在采用電算化方式之前，應(yīng)及時(shí)核對(duì)銀行賬，對(duì)于沒(méi)有及時(shí)核銷(xiāo)的未達(dá)賬項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)清理，以保障采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行銀行對(duì)賬時(shí)初始金額的正確性。

    （二）建立會(huì)計(jì)賬戶(hù)體系并確定編碼
    會(huì)計(jì)賬戶(hù)體系是會(huì)計(jì)核算的基礎(chǔ)，是最重要的會(huì)計(jì)信息的載體，整個(gè)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)都是以會(huì)計(jì)賬戶(hù)體系為基礎(chǔ)建立的，由于電算化會(huì)計(jì)核算對(duì)會(huì)計(jì)科目的要求與手工有很大的差異，因此必須在輸入計(jì)算機(jī)之前，對(duì)會(huì)計(jì)賬戶(hù)體系進(jìn)行統(tǒng)一的設(shè)計(jì)和規(guī)劃，建立符合電算化系統(tǒng)特點(diǎn)和要求的會(huì)計(jì)賬戶(hù)體系。
    建立會(huì)計(jì)賬戶(hù)體系從一級(jí)會(huì)計(jì)科目開(kāi)始，逐級(jí)設(shè)置明細(xì)科目。設(shè)置會(huì)計(jì)科目時(shí)應(yīng)遵循以下原則：
    1．符合財(cái)政部和有關(guān)管理部門(mén)的規(guī)定。對(duì)于一級(jí)科目必須按照財(cái)政部頒布的會(huì)計(jì)制度或準(zhǔn)則進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)置。
    2．滿(mǎn)足本單位會(huì)計(jì)核算與管理的要求。對(duì)于明細(xì)科目要根據(jù)企業(yè)具體的核算要求進(jìn)行設(shè)置。
    3．滿(mǎn)足會(huì)計(jì)報(bào)表的要求。凡是報(bào)表所用的數(shù)據(jù)，如果需要從賬務(wù)處理系統(tǒng)中取數(shù)，必須設(shè)立相應(yīng)的科目。
    4．要保持體系完整，不能只有下級(jí)科目而沒(méi)有上級(jí)科目。
    5．要保持科目的相對(duì)穩(wěn)定性。會(huì)計(jì)科目是電算化系統(tǒng)最重要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，為了保持系統(tǒng)數(shù)據(jù)和流程的穩(wěn)定，一般要求會(huì)計(jì)科目在年內(nèi)要保持相對(duì)穩(wěn)定。
    6．要考慮與子系統(tǒng)的銜接。會(huì)計(jì)科目是各個(gè)子系統(tǒng)之間傳遞數(shù)據(jù)的重要載體，凡是與其他各子系統(tǒng)有關(guān)的科目，在整理時(shí)應(yīng)將各子系統(tǒng)中的核算大類(lèi)在賬務(wù)處理系統(tǒng)中設(shè)為最底層科目。
    為便于反映會(huì)計(jì)科目間的上下級(jí)關(guān)系、便于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別和處理、減少輸入工作量、提高輸入速度、促進(jìn)會(huì)計(jì)核算的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，需對(duì)會(huì)計(jì)科目進(jìn)行編碼。編碼會(huì)影響系統(tǒng)內(nèi)信息的收集、匯總、存儲(chǔ)、檢索、傳輸?shù)炔僮鳎瑫?huì)計(jì)科目編碼設(shè)計(jì)的合理與否，將直接關(guān)系到系統(tǒng)運(yùn)行的可靠性和運(yùn)行效率。目前各種會(huì)計(jì)軟件中編碼設(shè)計(jì)水平相差較大，尤其對(duì)多級(jí)科目編碼、部門(mén)編碼、人員編碼要進(jìn)行統(tǒng)籌考慮，既要考慮目前的核算現(xiàn)狀的需要，也要考慮未來(lái)一段時(shí)間內(nèi)編碼的可擴(kuò)充的問(wèn)題。
    編碼時(shí)，一級(jí)會(huì)計(jì)科目編碼按財(cái)政部規(guī)定（新會(huì)計(jì)制度規(guī)定為四位編碼）的編碼方案執(zhí)行；明細(xì)科目編碼按照具體編碼規(guī)則設(shè)置。一般情況下，會(huì)計(jì)科目編碼采用科目全編碼方案，即：本級(jí)科目全編碼=上一級(jí)科目全編碼+本級(jí)科目編碼。
    （三）規(guī)范各類(lèi)賬證表格式和會(huì)計(jì)核算方法與過(guò)程
    手工方式下，會(huì)計(jì)人員按會(huì)計(jì)制度或者準(zhǔn)則要求，設(shè)置總賬、明細(xì)賬、日記賬等賬簿體系，根據(jù)原始單據(jù)填制記賬憑證，并據(jù)以登記明細(xì)賬、日記賬、總賬等。在電算化方式下，雖然這種賬務(wù)處理過(guò)程仍然保留著，但部分會(huì)計(jì)資料的格式要重新設(shè)計(jì)或部分修改，以適應(yīng)電算化環(huán)境的要求。因此，在開(kāi)始電算化之前，要全面考慮各類(lèi)會(huì)計(jì)資料的規(guī)范性格式，分清必須修改與必須保留的內(nèi)容，重新確認(rèn)會(huì)計(jì)證、賬、表的格式。
    例如記賬憑證的格式是否適用將會(huì)影響系統(tǒng)的使用效果，因此需要按會(huì)計(jì)軟件的要求統(tǒng)一規(guī)定和設(shè)置。記賬憑證的主要信息有：日期、憑證類(lèi)別、憑證號(hào)、摘要、會(huì)計(jì)科目代碼、借貸金額等，在電算化環(huán)境下，為了強(qiáng)化對(duì)憑證的管理，有時(shí)還要增加一些輔助核算的信息，如數(shù)量、單價(jià)、外幣、匯率、支票號(hào)、發(fā)票號(hào)、個(gè)人、客戶(hù)等。
    在電算化方式下，會(huì)計(jì)核算過(guò)程自動(dòng)化程度很高，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和信息往往按照設(shè)定的流程在系統(tǒng)內(nèi)部以及功能模塊之間進(jìn)行流轉(zhuǎn)和傳遞，這就要求會(huì)計(jì)部門(mén)預(yù)先確定各項(xiàng)工作的數(shù)據(jù)傳遞次序，以滿(mǎn)足計(jì)算機(jī)流程化處理的要求。同一模塊要事先確定錄入、審核、修改、記賬的次序，包括時(shí)間與責(zé)任應(yīng)做出明確規(guī)定。不同模塊間也需要預(yù)先確定數(shù)據(jù)傳遞的次序，如材料核算一成本核算一賬務(wù)處理等模塊的處理順序。
    除上述幾項(xiàng)會(huì)計(jì)規(guī)范工作外，會(huì)計(jì)部門(mén)還要結(jié)合計(jì)算機(jī)特點(diǎn)，重新確定各種會(huì)計(jì)核算方法，如成本計(jì)算方法、折舊計(jì)提方法、工資分類(lèi)匯總口徑等，要充分體現(xiàn)計(jì)算機(jī)的特點(diǎn)，發(fā)揮計(jì)算機(jī)自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)。如在手工方式下，很多企業(yè)采用綜合直線(xiàn)法提取折舊，而不論資產(chǎn)磨損速度的快慢，目的是為了減少計(jì)算量，方便核算。而在電算化方式下，能夠很方便地對(duì)每項(xiàng)固定資產(chǎn)單獨(dú)進(jìn)行折舊，并不會(huì)增加計(jì)算工作量，因此可以采用個(gè)別折舊率分別進(jìn)行計(jì)算，這無(wú)疑會(huì)極大地提高會(huì)計(jì)核算的質(zhì)量。
    （四）會(huì)計(jì)核算軟件初始化
    會(huì)計(jì)核算軟件初始化是確定會(huì)計(jì)軟件核算規(guī)則與輸入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的過(guò)程，即根據(jù)使用單位的業(yè)務(wù)性質(zhì)和核算特點(diǎn)，對(duì)會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)則定義以及輸入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等一系列準(zhǔn)備工作，以完成將通用會(huì)計(jì)軟件轉(zhuǎn)化為適合本單位實(shí)際情況的專(zhuān)用會(huì)計(jì)軟件，以及從手工處理方式轉(zhuǎn)換成會(huì)計(jì)電算化方式的過(guò)程。
    初始化工作涉及軟件運(yùn)行的流程和基礎(chǔ)信息輸入，其對(duì)日常運(yùn)行有決定性的影響。在初始化之前，應(yīng)對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)及軟件的功能做詳細(xì)分析，將軟件的功能與企業(yè)業(yè)務(wù)需求進(jìn)行充分的結(jié)合，一般需要企業(yè)業(yè)務(wù)人員和軟件實(shí)施人員一起配合來(lái)完成。
    由于會(huì)計(jì)核算軟件包含多個(gè)功能模塊，所以初始化工作也需要分功能模塊來(lái)分別執(zhí)行，每個(gè)模塊的初始化內(nèi)容也有所不同，例如，賬務(wù)處理初始化的主要內(nèi)容包括系統(tǒng)總體參數(shù)的設(shè)置（設(shè)置核算單位、啟用日期、編碼規(guī)則等）、設(shè)置憑證類(lèi)別、設(shè)置會(huì)計(jì)科目、輸入初始余額、設(shè)置自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄以及其他初始設(shè)置等。工資核算初始化的主要內(nèi)容包括設(shè)置部門(mén)編碼、設(shè)置職工類(lèi)型、設(shè)置工資項(xiàng)目、設(shè)置運(yùn)算關(guān)系。成本核算初始化的主要內(nèi)容則包括設(shè)置產(chǎn)品目錄代碼、輸入期初在產(chǎn)品成本、定額資料等。報(bào)表處理初始化通常包括報(bào)表注冊(cè)、設(shè)置報(bào)表格式、設(shè)置計(jì)算公式和審核公式等。
    （五）計(jì)算機(jī)與手工并行
    計(jì)算機(jī)與手工并行是指在會(huì)計(jì)軟件使用的最初階段，人工與計(jì)算機(jī)同時(shí)進(jìn)行會(huì)計(jì)處理的過(guò)程。在此階段的主要任務(wù)是：檢查已建立的會(huì)計(jì)電算化核算系統(tǒng)是否充分滿(mǎn)足要求，使用人員對(duì)軟件的操作是否存在問(wèn)題，對(duì)運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題是否還應(yīng)進(jìn)行修改，并逐步建立比較完善的電算化內(nèi)部管理制度等。
在試運(yùn)行階段，應(yīng)以會(huì)計(jì)人員為主，計(jì)算機(jī)人員為輔。試運(yùn)行的時(shí)間應(yīng)該在三個(gè)月以上，一般不超過(guò)六個(gè)月。初始時(shí)間最好放在年初、年末、季初、季末等特殊的會(huì)計(jì)時(shí)期，時(shí)間跨度最好能跨年，這樣才能更全面地比較手工數(shù)據(jù)和電算化數(shù)據(jù)。計(jì)算機(jī)與手工并行工作期間，可以用計(jì)算機(jī)打印輸出的記賬憑證替代手工填制的記賬附于相關(guān)記賬憑證的背面，根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核并裝訂成冊(cè)，作為會(huì)計(jì)檔案保存，并據(jù)以登記手工賬簿。如果計(jì)算機(jī)與手工核算結(jié)果不一致，要由專(zhuān)人查明原因并向本單位領(lǐng)導(dǎo)書(shū)面報(bào)告。
    在試運(yùn)行階段，人工與計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)對(duì)比時(shí)，要進(jìn)行如下工作：
    1．檢驗(yàn)各種核算方法。對(duì)電算化方式下采用的各種核算方法進(jìn)行檢驗(yàn)，發(fā)生偏差時(shí)應(yīng)及時(shí)調(diào)整。
    2．檢查會(huì)計(jì)科目體系的正確性和完整性。通過(guò)數(shù)據(jù)對(duì)比，檢查初始化階段建立的會(huì)計(jì)科目體系是否完整和合理，看其能否適應(yīng)核算要求、報(bào)表要求、管理要求和會(huì)計(jì)制度要求。
    3．考查操作的規(guī)范及熟練程度。經(jīng)數(shù)據(jù)對(duì)比發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)時(shí)，如果屬于人為原因，一定要明確責(zé)任人并及時(shí)糾正操作錯(cuò)誤。事后，應(yīng)對(duì)操作人員進(jìn)行再培訓(xùn)以提高工作技能。
    4．糾正會(huì)計(jì)軟件程序錯(cuò)誤或業(yè)務(wù)處理錯(cuò)誤。通過(guò)數(shù)據(jù)對(duì)比發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，應(yīng)及時(shí)查明錯(cuò)誤原因。如屬于軟件設(shè)計(jì)錯(cuò)誤或系統(tǒng)缺陷時(shí)，要及時(shí)通知會(huì)計(jì)軟件開(kāi)發(fā)和銷(xiāo)售單位，要求其迅速調(diào)整或改進(jìn)功能。尤其當(dāng)軟件存在嚴(yán)重違反會(huì)計(jì)制度規(guī)定的業(yè)務(wù)處理功能或人機(jī)數(shù)據(jù)不符，原因是會(huì)計(jì)軟件設(shè)計(jì)錯(cuò)誤時(shí)，必須暫停此會(huì)計(jì)軟件的試運(yùn)行，通知設(shè)計(jì)人員進(jìn)行修改。

    并行期間應(yīng)注意的問(wèn)題：
    1．適當(dāng)安排好實(shí)施進(jìn)度，試運(yùn)行期間及時(shí)總結(jié)、定期檢查。
    2．實(shí)施復(fù)雜大系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)向有關(guān)方面的老師咨詢(xún)，或向有經(jīng)驗(yàn)的單位學(xué)習(xí)，盡量少走彎路。
    3．做好申請(qǐng)?zhí)娲止び涃~前的準(zhǔn)備工作，爭(zhēng)取一次通過(guò)審查。

    （六）遇到問(wèn)題怎么辦
    在替代手工記賬的過(guò)程中，一般來(lái)說(shuō)會(huì)遇到以下一些問(wèn)題：
    1．會(huì)計(jì)軟件選用不當(dāng)。選擇一套會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)是一項(xiàng)重大決策。開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化工作應(yīng)分三步走：即先咨詢(xún)、再培訓(xùn)、后實(shí)施。
    (1)咨詢(xún)工作，可向?qū)ｉT(mén)的會(huì)計(jì)電算化機(jī)構(gòu)進(jìn)行咨詢(xún)，如中國(guó)會(huì)計(jì)學(xué)會(huì)會(huì)計(jì)電算化分會(huì)、會(huì)計(jì)師事務(wù)所、會(huì)計(jì)軟件公司等，聽(tīng)取有關(guān)方面的建議，再結(jié)合本單位的實(shí)際情況做出決定。
    (2)培訓(xùn)工作，包括會(huì)計(jì)人員的電算化初級(jí)培訓(xùn)、中級(jí)培訓(xùn)和軟件公司進(jìn)行的用戶(hù)培訓(xùn)，培養(yǎng)骨干人員是其中的重要環(huán)節(jié)，是軟件實(shí)施成功的保證。
    (3)實(shí)施工作，一定要在軟件公司配合下，以本單位會(huì)計(jì)人員為主進(jìn)行，在參與實(shí)施的過(guò)程中積累經(jīng)驗(yàn)，增長(zhǎng)才干，為系統(tǒng)今后的發(fā)展打下基礎(chǔ)。
    2．認(rèn)識(shí)和做法上的誤區(qū)。有的單位把手工和計(jì)算機(jī)雙軌并行簡(jiǎn)單地理解為對(duì)會(huì)計(jì)軟
件可靠性、準(zhǔn)確性的測(cè)試，因此把雙軌并行工作放在單位開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化工作之前進(jìn)行，而不是在此之后。如單位決定在某年的10月份開(kāi)始會(huì)計(jì)電算化，就將7-9月份的手工賬在會(huì)計(jì)軟件中試運(yùn)行一遍，然后與手工賬核對(duì)，這種單純“照葫蘆畫(huà)瓢”式模擬手工賬的方法是不可取的。
    還有的單位為了加快會(huì)計(jì)電算化的實(shí)現(xiàn)速度，從決定實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的那個(gè)月開(kāi)始，先錄入3個(gè)月的憑證，再初始化然后再與手工賬進(jìn)行核對(duì)，這種做法也是不可取的。初始化過(guò)程必須在先，通過(guò)初始化工作建立起會(huì)計(jì)電算化的一整套規(guī)范化的基礎(chǔ)工作。會(huì)計(jì)憑證的錄入一定要在初始化工作完全正確后，才能進(jìn)行，如果不進(jìn)行規(guī)范操作，會(huì)計(jì)電算化的工作基礎(chǔ)是極不牢靠的。
    另外還有一些用戶(hù)認(rèn)為，在試運(yùn)行階段只要保留手工記錄的各類(lèi)明細(xì)賬和總賬即可，因?yàn)閼{證可以直接用計(jì)算機(jī)處理，這種想法是錯(cuò)誤的。手工方式下會(huì)計(jì)核算與計(jì)算機(jī)方式下會(huì)計(jì)核算的全部數(shù)據(jù)，都是試運(yùn)行階段必須保留的。電算化后產(chǎn)生的機(jī)制憑證與人工制作憑證，二者在操作審核監(jiān)督制度上有很大的不同，操作者出現(xiàn)錯(cuò)誤的原因也有所不同，因此需要同時(shí)保留人工與計(jì)算機(jī)并行的記錄，借此比較并找出錯(cuò)誤原因。
    3．難以建立嚴(yán)格的管理制度。在手工與計(jì)算機(jī)并行期間，會(huì)計(jì)人員的工作量肯定比以前大了許多，而且由于可能出現(xiàn)很多問(wèn)題，造成人手短缺的局面，容易出現(xiàn)無(wú)法按權(quán)限管理要求上崗的局面，會(huì)計(jì)人員也不能馬上適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化的崗位職責(zé)要求。這是一個(gè)必須解決的矛盾，只有嚴(yán)格按照權(quán)限分配的崗位進(jìn)行操作，才有可能在完全電算化的情況下更好地完成會(huì)計(jì)工作。

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