電算化憑證正確錄入的五大要點(diǎn)

　　業(yè)務(wù)摘要輸入

　　憑證輸入中有許多常用會(huì)計(jì)詞匯，而不少會(huì)計(jì)軟件提供了用戶級(jí)的詞匯庫(kù)，可將常用詞匯預(yù)先存儲(chǔ)起來(lái)，并配以自定義的代碼，輸入憑證時(shí)調(diào)用自定義詞匯，可提高輸入速度。如金蝶軟件提供兩種快速?gòu)?fù)制摘要的功能，在下一行中按“……”可復(fù)制上一條摘要，按“//”可復(fù)制第一條摘要。同時(shí)，系統(tǒng)還設(shè)計(jì)了摘要庫(kù)，在錄入憑證過(guò)程中，當(dāng)光標(biāo)定位于摘要欄時(shí)，按F7或單擊「獲取」按鈕，即可調(diào)出憑證摘要庫(kù)。選擇所需的摘要即可，在這個(gè)窗口中，您還可以新增、刪除或引入摘要。

　　科目代碼輸入

　　許多會(huì)計(jì)軟件的科目代碼表都能模糊快速定位，會(huì)計(jì)人員記不準(zhǔn)確的科目多為明細(xì)科目，其所屬總賬科目或上級(jí)科目一般較明確，輸入此類科目時(shí)，只輸入到其上級(jí)科目的代碼，由于系統(tǒng)只能接受最明細(xì)的科目，此時(shí)將打開科目代碼表，并指向剛輸入的上級(jí)科目，所要查找的明細(xì)科目應(yīng)就在附近，省去多余的翻頁(yè)查找操作。會(huì)計(jì)科目獲取按F7或用鼠標(biāo)單擊窗口中的「獲取」按鈕，可調(diào)出會(huì)計(jì)科目代碼。

　　業(yè)務(wù)金額輸入

　　在輸入完多貸或多借的分錄后，輸入一貸或一借分錄的金額時(shí)可參照合計(jì)欄中的金額輸入，省去人工計(jì)算合計(jì)的麻煩，像用友(安易)等大多數(shù)商品軟件還提供了自動(dòng)獲取金額的功能鍵。如金蝶軟件對(duì)已錄入的金額轉(zhuǎn)換方向，按“空格”鍵即可；若要輸入負(fù)金額，在錄入數(shù)字后再輸入“-”號(hào)即可；金額借貸自動(dòng)平衡―――“CTR+F7”；憑證保存―――F8。

　　會(huì)計(jì)分錄編制

　　會(huì)計(jì)分錄盡可能細(xì)。在編制記賬憑證時(shí)，應(yīng)盡可能地詳細(xì)，甚至可以每張?jiān)紤{證編制一條分錄，摘要也應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明。沖減收入或費(fèi)用以紅字或負(fù)數(shù)反映。在輸入收入和費(fèi)用類科目的記賬憑證時(shí)，如果發(fā)生額的方向與該類科目余額方向相反，如沖減收入或費(fèi)用，應(yīng)將金額以紅字或負(fù)數(shù)方式輸入到與該類科目的余額相同的方向，收入類為貸方，費(fèi)用類為借方。

　　改錯(cuò)更正

　　發(fā)生錯(cuò)賬，如果是當(dāng)月的未登記賬憑證，可直接修改，如果是已登賬甚至以前月份的記賬憑證，可沖銷錯(cuò)誤憑證，然后重新填制正確的記賬憑證。有不少會(huì)計(jì)核算軟件還提供反記賬、反結(jié)賬的功能，反結(jié)賬功能可將會(huì)計(jì)期間推前，然后將未結(jié)賬的記賬憑證用反記賬功能返回到未記賬狀態(tài)，再加以修改。