2013年四級秘書考前夯實筆記:辦公室事務(wù)與管理-2

　　11.如果財務(wù)信息失密，會影響企業(yè)的股票價格，也會影響銀行給企業(yè)的貸款。企業(yè)長期積累的客戶信息失密，不僅失去老客戶，失去大宗業(yè)務(wù)和合同，而且還會失去信譽P248上

　　12.有關(guān)國家秘密及密級要遵照《國家秘密及密級具體范圍的規(guī)定》：規(guī)定有3級：秘密、機密、絕密;有關(guān)國家密密的保密期限要遵照《國家秘密保密期限的規(guī)定》：保密期限有3種：短期(1―15年)、長期(16―50年)、永久

　　13.值班人員應(yīng)做好3項記錄：電話記錄、接待記錄、值班日記(主要對外來的信函、電報、反映情況、外來的電話等，進行認真登記)P249

　　14.值班表的編制：通常包括以下項目：值班人員姓名、帶班人姓名、替班人員姓名P249

　　15.值班表常用在：為某項任務(wù)的值班辦公室，還需要標明值班地點和值班的具體任務(wù)P249中下

　　16.值班人員在值班工作中，可能有時接受、傳達上級機關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的指示，可能處理內(nèi)部的突發(fā)性事件，要完成領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的事項。P249下

　　17.大型企業(yè)設(shè)有專門的值班室，并有完善的值班管理制度。要加強值班管理，最重要的是落實崗位責(zé)任制度。P250上

　　18.以支付本市交通費、郵資、接待用茶點費、停車費和添置少量的辦公用品等，企業(yè)辦公室常設(shè)立一筆零用錢或稱作備用金，這同時也是一筆周轉(zhuǎn)使用的現(xiàn)金

　　19.秘書要認真核對領(lǐng)取者提交的發(fā)票等證據(jù)上的用途、內(nèi)容、金額是否與零用現(xiàn)金憑單上填寫的完全一致P251上

　　20.上司出差，商務(wù)費用報銷的步驟：

　　秘書首先要了解公司有關(guān)財務(wù)報銷的相關(guān)規(guī)定，上司出差到外地開會的交通費不能從零用現(xiàn)金中支付。通常的工作步驟：①申請人提交費用申請報告或填寫費用申請表，詳細說明需要經(jīng)費的人員、時間、用途、金額等，并親自簽字②該報告活該表必須經(jīng)過組織確定的授權(quán)人審核同意③一種情況是將獲得批準的費用申請報告或費用申請表題教財務(wù)部門，領(lǐng)取支票或現(xiàn)金貸款;一種情況是先有申請人墊付，完成商務(wù)工作。④在商務(wù)工作中，無論是使用支票，還是使用現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ将@取相應(yīng)的發(fā)票，其內(nèi)容中填寫的時間、項目、費用等應(yīng)與使用者實際用途相符⑤商務(wù)工作結(jié)束，申請者應(yīng)將發(fā)票附在“出差報銷單”(附樣例)后面，并親自簽字，提交出納部門，由出納部門把先前領(lǐng)取的現(xiàn)金數(shù)額和支出情況進行結(jié)算。如果是先由申請人墊付的，在提交票據(jù)和“報銷憑單”后，方可返還現(xiàn)金⑥如果在事實上務(wù)工作中，計劃的費用不夠，需要超出時，應(yīng)提前向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告，否則需自付(P251)