2013年秘書資格四級復習重點知識：安排會議食宿（1）

　　安排會議食宿

　　(一)相關(guān)知識

　　1.會議住宿的常識

　　(1)住宿的安排是一項具體細致的工作，要提前編制住房分配方案。

　　(2)長者、尊者、領(lǐng)導要適當照顧。

　　(3)具體安排住宿時，要根據(jù)與會人員職務(wù)、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。

　　(4)有時還要考慮按地區(qū)集中，便于討論。

　　(5)不同標準的房間要作合理分配，一般是根據(jù)房間的不同規(guī)格并結(jié)合代表具體情況列出住宿表。

　　(6)報經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。

　　2.會議餐飲的常識

　　(1)食宿安排的原則是讓代表吃好、住好而又不浪費。

　　(2)就餐大體上是一個標準，要適當照顧少數(shù)民族代表和年老體弱者，確定好伙食標準和進餐方式，照顧南北不同代表的口味。

　　(3)秘書人員應(yīng)提前到現(xiàn)場布置并檢查組織工作的落實情況，應(yīng)事先將座位卡及菜單擺上。

　　(4)席位的通知除在請柬上注明外，還可在宴會上陳列宴會簡圖，標出全場席位圖以及全體出席者位置，還可用卡片寫好姓名席位，發(fā)給本人。

　　如有講話，通常要事先確定講話的內(nèi)容，致詞要盡量簡明扼要，熱情洋溢。如是涉外會議要事先安排翻譯員。

　　(二)示例分析

　　天地公司年底為表示對客戶的謝意，召開了客戶聯(lián)誼會，會后共進晚餐。負責接待工作的秘書鐘苗根據(jù)上司的指示和宴會慣例，安排桌次座位。這次宴會共設(shè)3桌 (圓桌)，餐廳正面靠墻為主桌，編1號，靠入口處為2、3號桌，擺成三角形，突出主桌。重要客戶在主桌。為方便來賓入席，鐘苗特意做了座位名簽，并擺放在桌上。但由于這次聯(lián)誼會時間緊，與會人員名單確定得晚，鐘苗在抄寫時漏了應(yīng)編在主桌的一位重要客戶，結(jié)果致使該客戶入席時找不到座位，出現(xiàn)了十分尷尬的場面。

　　點評：秘書鐘苗在安排會議晚宴時，只注意到桌次的正確安排和名簽的擺放，但忽略了對人員和名簽的核對，致使重要嘉賓未能受到應(yīng)有的禮遇，給組織的公關(guān)工作造成了不良影響。

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