2013年審計(jì)師考試《企業(yè)財(cái)務(wù)審計(jì)》第2章第1節(jié)：采購(gòu)與付款性質(zhì)

　　第二章　采購(gòu)與付款循環(huán)審計(jì)

　　第一節(jié)　本業(yè)務(wù)循環(huán)的性質(zhì)

　　一、業(yè)務(wù)循環(huán)綜述(P249)

　　采購(gòu)與付款循環(huán)從請(qǐng)購(gòu)單開(kāi)出.包括訂貨、簽訂合同、驗(yàn)收、確認(rèn)債務(wù)、付款等環(huán)節(jié)。

　　采購(gòu)與付款循環(huán)主要過(guò)程：

　　1.處理請(qǐng)購(gòu)單---->報(bào)批

　　由使用商品和勞務(wù)的被授權(quán)人提出采購(gòu)申請(qǐng)并填制請(qǐng)購(gòu)單是本循環(huán)的起點(diǎn)，通常由倉(cāng)庫(kù)或其他部門對(duì)所需要購(gòu)買的商品填寫請(qǐng)購(gòu)單。

　　適當(dāng)?shù)氖跈?quán)審批是這一環(huán)節(jié)控制的關(guān)鍵，這種授權(quán)審批一般是按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)進(jìn)行分級(jí)授權(quán)控制，如倉(cāng)庫(kù)在庫(kù)存達(dá)到再訂購(gòu)點(diǎn)時(shí)可直接提出采購(gòu)申請(qǐng)。

　　2.編制訂購(gòu)單

　　采購(gòu)部門根據(jù)批準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)單簽發(fā)訂購(gòu)單，訂購(gòu)單上注明求購(gòu)商品或勞務(wù)的具體名稱、價(jià)格、數(shù)量、交貨時(shí)間等，訂購(gòu)單應(yīng)預(yù)先連續(xù)編號(hào)，并經(jīng)過(guò)被授權(quán)的采購(gòu)人員簽名，正聯(lián)送交供應(yīng)商，副聯(lián)送至企業(yè)內(nèi)部的驗(yàn)收部門、應(yīng)付憑單部門和編制請(qǐng)購(gòu)單的部門。

　　由獨(dú)立于請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)部門之外的其他部門檢查訂購(gòu)單的合理性。

　　3.驗(yàn)收商品和勞務(wù)----關(guān)鍵點(diǎn)

　　由驗(yàn)收部門檢查收到的商品是否與訂購(gòu)單上的項(xiàng)目一致，進(jìn)行計(jì)數(shù)、稱量、測(cè)量、化驗(yàn)來(lái)驗(yàn)證外購(gòu)商品或勞務(wù)的數(shù)量和質(zhì)量。

　　驗(yàn)收合格后填制一式多聯(lián)、預(yù)先編號(hào)的驗(yàn)收單，其中一聯(lián)交倉(cāng)庫(kù)或其他請(qǐng)購(gòu)部門作為入賬憑證，另一聯(lián)送財(cái)會(huì)部門作為記錄債務(wù)的依據(jù)。

　　4.確認(rèn)債務(wù)(P250)

　　正確確認(rèn)已驗(yàn)收商品和勞務(wù)的債務(wù)，要求企業(yè)正確而及時(shí)地對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行記錄。

　　應(yīng)付賬款記賬人員在收到賣方發(fā)票時(shí)將發(fā)票上所列商品的名稱、規(guī)格、價(jià)格、數(shù)量、運(yùn)費(fèi)等與訂單、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證核對(duì)，并對(duì)合計(jì)加以復(fù)核。審核發(fā)票之后。就要登記采購(gòu)日記賬和應(yīng)付款項(xiàng)明細(xì)賬，再匯總、過(guò)賬。

　　5.處理和記錄價(jià)款的支付

　　(1)通常采用預(yù)先編號(hào)的付款憑單進(jìn)行控制.在付款前，付款憑單由應(yīng)付款項(xiàng)記賬員掌管。

　　(2)訂購(gòu)單、驗(yàn)收單、供應(yīng)商發(fā)票作為付款憑單的支持性憑證，經(jīng)審核無(wú)誤，由被授權(quán)的財(cái)會(huì)部門人員簽署支票。

　　(3)支票一經(jīng)簽署就要在付款憑單和支持性憑證上加蓋印鑒或以其他方式將其注銷。

　　(4)出納員根據(jù)簽發(fā)的支票及時(shí)登記銀行存款日記賬，會(huì)計(jì)人員登記應(yīng)付款項(xiàng)明細(xì)賬。

　　請(qǐng)購(gòu)(請(qǐng)購(gòu)單)---->報(bào)批---->訂貨(訂貨單)---->驗(yàn)收(驗(yàn)收單)---->儲(chǔ)存 ---->編制付款憑單(付款憑單)---->記賬---->付款。

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　　二、業(yè)務(wù)循環(huán)中的主要文件(P251)

　　1.請(qǐng)購(gòu)單

　　通常由產(chǎn)品制造、資產(chǎn)使用等部門有關(guān)人員填寫。

　　訂購(gòu)單上面注明所要采購(gòu)商品的種類、數(shù)量及請(qǐng)購(gòu)人等。

　　可以由不同的人員提出請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)，例如原材料由倉(cāng)庫(kù)管理部門提出，物料用品由維修單位提出。

　　2.訂購(gòu)單

　　由采購(gòu)部門編制的并提交供應(yīng)商，用來(lái)記錄企業(yè)準(zhǔn)備采購(gòu)的商品和勞務(wù)的名稱、種類、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、付款條件、價(jià)格及其他有關(guān)資料的書面憑證。

　　3.訂貨合同

　　明確購(gòu)置品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、供貨日期、付款條件等供需雙方責(zé)任、權(quán)利的書面文件。

　　4.驗(yàn)收單

　　收到采購(gòu)的商品時(shí)由驗(yàn)收部門填制的收到商品的名稱、種類、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、訂單號(hào)及其他資料的書面憑證。

　　驗(yàn)收單要預(yù)先連續(xù)編號(hào)，以便進(jìn)行有效控制。

　　5.賣方發(fā)票

　　由賣方提供的標(biāo)明采購(gòu)的商品或勞務(wù)的種類、數(shù)量、價(jià)格、運(yùn)費(fèi)、現(xiàn)金折扣條件以及開(kāi)單日期的書面憑證。

　　6.退貨或折讓通知單

　　反映由于退貨或折讓而減少向供應(yīng)商付款金額的憑證。

　　7.付款憑單(賣方發(fā)票，驗(yàn)收單，訂購(gòu)單)

　　用來(lái)建立正式記錄、控制采購(gòu)和支付債務(wù)的授權(quán)證明憑證。

　　付款憑單正本須附賣方發(fā)票、驗(yàn)收單和訂購(gòu)單副本。

　　8.支票

　　企業(yè)開(kāi)出的支付到期賬款的憑單。

　　9.采購(gòu)日記賬

　　以付款憑單為依據(jù)記錄采購(gòu)業(yè)務(wù)，對(duì)重要的采購(gòu)類別分設(shè)專欄，以及設(shè)有應(yīng)付款項(xiàng)專欄、商品退回與折讓專欄等的日記賬。

　　10-15.現(xiàn)金和銀行存款日記賬，材料采購(gòu)明細(xì)賬和總賬，原材料、包裝物、低值易耗品明細(xì)賬和總賬、應(yīng)付賬款明細(xì)賬和總賬，應(yīng)付票據(jù)明細(xì)賬和備查簿，預(yù)付賬款明細(xì)賬和總賬。

　　16.賣方對(duì)賬單

　　由供應(yīng)商按月編制，標(biāo)明期初余額、本期購(gòu)買、本期支付款項(xiàng)和期末余額。

　　賣方對(duì)賬單是供應(yīng)商對(duì)有關(guān)業(yè)務(wù)的陳述，除了對(duì)有爭(zhēng)議的事項(xiàng)和時(shí)間上的差異，被審計(jì)單位的應(yīng)付款項(xiàng)明細(xì)賬余額應(yīng)與賣方對(duì)賬單的余額一致。

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　　三、業(yè)務(wù)循環(huán)中的內(nèi)部控制(P252結(jié)合P121)

　　控制活動(dòng)要素----業(yè)務(wù)授權(quán)控制，職責(zé)分工控制，憑證與記錄控制，實(shí)物控制，獨(dú)立檢查(P121)

　　1.職責(zé)分工(P252)

　　采購(gòu)、驗(yàn)收、付款和記錄要由不同的職能部門或人員負(fù)責(zé)。

　　職責(zé)分工：

　　(1)提出采購(gòu)申請(qǐng)與批準(zhǔn)采購(gòu)申請(qǐng)相互獨(dú)立，以便加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)的控制;

　　(2)批準(zhǔn)請(qǐng)購(gòu)與采購(gòu)部門相互獨(dú)立，以防止采購(gòu)部門購(gòu)入過(guò)量或不必要物資而對(duì)企業(yè)整體利益產(chǎn)生損害;

　　(3)采購(gòu)審批，合同簽訂與合同審批相互獨(dú)立，防止虛列支出;

　　(4)驗(yàn)收部門與財(cái)會(huì)部門相互獨(dú)立，保證按真實(shí)收到的商品數(shù)額登記入賬;

　　(5)應(yīng)付款項(xiàng)記賬員不能接觸現(xiàn)金、有價(jià)證券和其他資產(chǎn)，以保證應(yīng)付款項(xiàng)記錄的真實(shí)性，正確性;

　　(6)內(nèi)部檢查與有關(guān)執(zhí)行和記錄部門相互獨(dú)立，以保證內(nèi)部檢查的獨(dú)立性和有效性。

　　【例題1?單選題】

　　審計(jì)人員在審查被審計(jì)單位采購(gòu)與付款循環(huán)的職責(zé)分工時(shí)，發(fā)現(xiàn)批準(zhǔn)請(qǐng)購(gòu)與采購(gòu)職責(zé)未能相互分離.這種情況可能導(dǎo)致(　)。

　　A.采購(gòu)部門購(gòu)入過(guò)量或不必要的物資 B.未按實(shí)際收到的商品數(shù)額登記入賬

　　C.應(yīng)付賬款記錄不正確　　　　　　 D.未及時(shí)向特定債權(quán)人支付貨款

　　【答案】A

　　【解析】采購(gòu)與付款循環(huán)的職責(zé)分工：(1)提出采購(gòu)申請(qǐng)與批準(zhǔn)采購(gòu)申請(qǐng)相互獨(dú)立;(2)批準(zhǔn)請(qǐng)購(gòu)與采購(gòu)部門相互獨(dú)立;(3) 采購(gòu)審批，合同簽訂與合同審批相互獨(dú)立;(4)貨物驗(yàn)收部門與財(cái)會(huì)部門相互獨(dú)立;(5)應(yīng)付款項(xiàng)記賬員不能接觸現(xiàn)金、有價(jià)證券和其他資產(chǎn);(6)內(nèi)部檢查與有關(guān)部門相互獨(dú)立。

　　2.信息傳遞程序控制

　　(1)授權(quán)程序

　　有效的內(nèi)部控制要求采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)要經(jīng)過(guò)適當(dāng)?shù)氖跈?quán)批準(zhǔn)：

　　①企業(yè)內(nèi)部建立分級(jí)采購(gòu)批準(zhǔn)制度;

　?、谥挥薪?jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能提出采購(gòu)申請(qǐng);

　　③采購(gòu)申請(qǐng)經(jīng)獨(dú)立于采購(gòu)和使用部門以外的被授權(quán)人的批準(zhǔn)，以防止采購(gòu)部門購(gòu)入過(guò)量或不必要的商品，或者為取得回扣等個(gè)人私利而犧牲企業(yè)利益;

　?、芎灠l(fā)支票要經(jīng)過(guò)被授權(quán)人的簽字批準(zhǔn)，保證貨款是以真實(shí)金額向特定債權(quán)人及時(shí)支付。

　　(2)文件和記錄的使用

　?、偈盏劫?gòu)貨發(fā)票時(shí)，財(cái)會(huì)部門應(yīng)將發(fā)票上所記的商品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、條件及運(yùn)費(fèi)與訂購(gòu)單、驗(yàn)收單上的有關(guān)資料核對(duì)相符后入賬;

　　②對(duì)關(guān)鍵性憑證要預(yù)先編號(hào)，由經(jīng)手人按編號(hào)歸檔保存，并由獨(dú)立人員定期檢查存檔文件的連續(xù)性;訂購(gòu)單中要有足夠的欄目和空間，詳細(xì)反映訂貨要求;

　?、劢⒏犊顟{單制，以付款憑單作為支付貨款的依據(jù);

　?、茉O(shè)置采購(gòu)日記賬，及時(shí)完整記錄所有采購(gòu)業(yè)務(wù);

　?、輰?duì)每一供應(yīng)商設(shè)立應(yīng)付款項(xiàng)明細(xì)賬，并與總賬平行登記。

　　(3)獨(dú)立檢查

　?、儆瑟?dú)立于業(yè)務(wù)經(jīng)辦的人員對(duì)賣方發(fā)票、驗(yàn)收單、訂購(gòu)單、請(qǐng)購(gòu)單進(jìn)行獨(dú)立檢查，確保實(shí)際收到的商品符合訂購(gòu)要求。

　?、诙ㄆ诤藢?duì)采購(gòu)日記賬和應(yīng)收款項(xiàng)明細(xì)賬，檢查付款憑證單各項(xiàng)目填寫是否與賣方發(fā)票一致。

　?、塾蓪Ｈ藱z查采購(gòu)形成的負(fù)債業(yè)務(wù)的真實(shí)性、實(shí)有數(shù)額及到期日等，按月向供應(yīng)商取得對(duì)賬單并與應(yīng)付款項(xiàng)明細(xì)賬核對(duì)調(diào)節(jié)，發(fā)生差異時(shí)查明原因。

　　④通過(guò)對(duì)賬確保債務(wù)的真實(shí)性和正確性，維護(hù)企業(yè)和債權(quán)人雙方的利益。

　?、輽z查付款憑單計(jì)算的正確性。

　?、迿z查付款記錄的及時(shí)性和正確性，由獨(dú)立人員按月編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，檢查銀行存款日記賬記錄的付款與銀行對(duì)賬單的一致性。

　　⑦定期檢查采購(gòu)日記賬與總賬、應(yīng)付款項(xiàng)明細(xì)賬與總賬、銀行存款日記賬與總賬的金額是否一致，出現(xiàn)差異時(shí)，應(yīng)編制調(diào)節(jié)表進(jìn)行調(diào)節(jié)。

　　3.實(shí)物控制(P253)

　　(1)加強(qiáng)對(duì)已驗(yàn)收入庫(kù)的商品的實(shí)物控制，限制非授權(quán)人員接近存貨。

　　驗(yàn)收部門人員應(yīng)獨(dú)立于倉(cāng)庫(kù)保管人員.同時(shí)加強(qiáng)對(duì)發(fā)生的退貨的實(shí)物控制。貨物的退回要有經(jīng)審批的合法憑證。

　　(2)限制非授權(quán)人員接近各種記錄和文件，防止偽造和篡改會(huì)計(jì)資料。

　　特別應(yīng)注意對(duì)支票的實(shí)物控制，不得讓核準(zhǔn)或處理付款的人接觸;未簽發(fā)的支票應(yīng)予以安全保管;作廢的支票予以注銷或另加控制，防止重復(fù)開(kāi)具支票。

　　【例題2?多選題】

　　下列各項(xiàng)中，符合采購(gòu)與付款循環(huán)內(nèi)部控制要求的有(　)。

　　A.應(yīng)付款項(xiàng)記賬員不能接觸現(xiàn)金、有價(jià)證券和其他資產(chǎn)

　　B.簽發(fā)支票支付貨款要經(jīng)過(guò)被授權(quán)人的簽字批準(zhǔn)

　　C.貨物驗(yàn)收部門與財(cái)會(huì)部門相互獨(dú)立

　　D.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)提出采購(gòu)申請(qǐng)并辦理采購(gòu)業(yè)務(wù)

　　E.收到購(gòu)貨發(fā)票后，及時(shí)交財(cái)會(huì)部門確認(rèn)其與訂貨單、驗(yàn)收單的一致性

　　【答案】ABCE

　　【解析】D不符合采購(gòu)與付款循環(huán)內(nèi)部控制要求。

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