2014年三級秘書資格辦公事務(wù)管理復(fù)習(xí)：辦公室工作的目標管理

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　　辦公室工作的目標管理

　　目標管理是管理活動圍繞和服務(wù)于目標中心，以執(zhí)行和分解目標為手段，以圓滿實現(xiàn)目標為宗旨的一種方法。

　　1.目標管理

　　(1)目標性質(zhì)。目標是活動的最終結(jié)果，總目標都需要有子目標來支持，因此，目際具有層次性和網(wǎng)絡(luò)狀，而且，組織和管理人員有多個目標，這些目標有時并不一致，可能會形成組織、群體甚至個人之間的沖突。管理人員可能需要在短期績效和長期績效之間作出選擇，個人利益必須服從組織目標。

　　(2)目標管理的意義

　　1)改善管理工作。

　　2)組織明晰化。每個目標都有專人負責。

　　3)鼓勵員工勇于承諾和自我實現(xiàn)。明確了自己的處置權(quán)限的范圍

　　4)形成有效的控制。目標管理不僅提高了計劃工作的有效性，而且有助于形成有故的控制?？刂瓢ㄔu估結(jié)果、采取措施、糾正偏差，最終得以目標的實現(xiàn)。

　　(3)目標管理的局限性

　　1)對目標管理概念理解不透。目標管理看似簡單，但組織管理者必須對它有詳盡的了解和認識，必須向下級員工作出清晰的解釋，包括目標管理是什么，怎樣建立目標;它在評估工作績效時起什么作用;實施目標管理的員工能得到什么好處等。

　　2)未能向目標擬定者闡明指導(dǎo)方針。組織的管理者必須使員工明確自己的目標活動工作怎樣才能與組織的目標相適應(yīng)。如果組織的目標含糊不清或不切實際，那員工就無法與組織保持一致。

　　3)設(shè)置目標的難點。

　　4)強調(diào)短期目標。員工所確定的目標一般是短期的，在實際過程中極有可能以犧牲長期目標為代價。因此，組織的管理者必須采取措施，確保當月目標的設(shè)置，為長遠目標服務(wù)。

　　5)目標的呆滯。目標經(jīng)常改變，使目標制定者無所適從，目標就會失去它的意義。

　　(4)目標管理的多樣性

　　1)在目標等級層次的每一層上，目標是多樣的;

　　2)目標不要過多。

　　3)目標的數(shù)量取決于管理者自己將做多少以及他們能在多大程度上將目標分配給員工。

　　(5)目標管理的過程。把目標管理過程具體分解為：

　　[建立完整的目標]――[制定目標]―_[組織實施]―[檢查和評估]

　　1)下級員工自己制定職責范圍，與主管領(lǐng)導(dǎo)討論并達成一致意見。

　　2)下級員工根據(jù)自己的每一項職責設(shè)置目標，并與主管領(lǐng)導(dǎo)一同審查，達成一致意見。

　　3)下級員工執(zhí)行目標。

　　4)下級員工與主管領(lǐng)導(dǎo)定期(如季度)共同檢查目標的實施進展情況，并對目標進行必要的修訂和更改。

　　5)在規(guī)定的期間內(nèi)(通常為一年)，下級員工以書面的工作報告的形式向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，包括主要成績、問題，并評價實際結(jié)果與期望結(jié)果之間的差距。

　　6)下級員工與主管領(lǐng)導(dǎo)共同討論工作報告，查找目標沒有實現(xiàn)的原因。

　　7)為下一步制定新的目標。

　　(6)設(shè)置目標的方法。設(shè)置目標是一件很困難的任務(wù)，需要上級領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)和下級員工的廣泛參與和實踐。

　　(1)目標是否體現(xiàn)工作的主要特征

　　(2)目標是否太長?如果太多是否能進行合并

　　(3)目標是否可以檢驗，即在一定時間段內(nèi)是否能知道目標是否實現(xiàn)

　　(4)目標是否明確

　　1)數(shù)量

　　2)質(zhì)量

　　3)時間

　　4)成本

　　(5)目標是否具有挑戰(zhàn)性又合乎情理

　　(6)目標是否優(yōu)先順序安排

　　(7)目標是否包括

　　1)目標的改進

　　2)個人發(fā)展目標

　　(8)員工之間，員工與組織之間目標是否一致

　　(9)目標是否已與需要知道目標的人進行了溝通

　　(10)是否有短期目標

　　(11)有關(guān)目標的基本假設(shè)是否明確

　　(12)目標是否用文字清晰地表達出來

　　(13)目標能否提供及時的反饋，以便采取糾正措施

　　(14)實現(xiàn)目標是否有足夠的資源和職權(quán)

　　(15)員工是否有機會提出自己的目標建議

　　(16)員工對自己的職責是否有控制能力

　　2.辦公室工作量化管理

　　(1)量化管理的意義。提高了工作效率。

　　1)有利于組織的勞動生產(chǎn)率和經(jīng)濟效益的提高，增強組織的活力。

　　2)有利于克服組織機構(gòu)的臃腫，人浮于事、浪費時間的現(xiàn)象。

　　3)有利于員工發(fā)揮工作積極性，增強自己處理事務(wù)的能力。

　　(2)量化管理的方法

　　1)優(yōu)化勞動組合。

　　2)定員定編。

　　3)工作定額。

　　4)定量考核。

　　(3)辦公室工作量化管理。具體考核包括：

　　1)數(shù)量目標考核。在制定目標過程中，對可以用具體數(shù)量去衡量的任務(wù)指標要明確、具體，如每月缺勤不超過3天，購買日常辦公用品開支每月不超過300元等。

　　2)質(zhì)量目標考核。許多目標不宜用具體數(shù)字來表示，如接待來訪者、辦公環(huán)境管理等，可用質(zhì)量目標，即完成此項任務(wù)質(zhì)量的優(yōu)劣作為衡量的標準。在制定目標時，詳細說明任務(wù)的性質(zhì)、要求、達到的標準、完成時間等。

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