2014年秘書資格五級(jí)事務(wù)管理復(fù)習(xí):登記使用會(huì)議室

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　　登記使用會(huì)議室和進(jìn)行用車預(yù)訂

　　(一)相關(guān)知識(shí)

　　1.內(nèi)部會(huì)議室登記的要求

　　(1)要責(zé)任到人，負(fù)責(zé)預(yù)訂工作的秘書要認(rèn)真核對(duì)有關(guān)信息。

　　(2)要打出提前量，在時(shí)間上留有余地。

　　(3)如使用時(shí)間上出現(xiàn)矛盾要善于協(xié)調(diào)。

　　2.用車登記的要求

　　用車預(yù)訂工作同會(huì)議室預(yù)訂工作要求一樣，一是要注意在時(shí)間上留有余地，確保用車人能及時(shí)用到所需車輛;二是要善于協(xié)調(diào)用車矛盾。

　　(二)示例分析

　　初萌是天地公司新來的秘書，上班剛剛一個(gè)月，許多工作在同事的指導(dǎo)下才摸點(diǎn)兒門兒。某天一大早，總經(jīng)理秘書施林打來電話，詢問下午2：00的部門經(jīng)理會(huì)議會(huì)址問題是否有變化，初萌忙告知已訂好了在5樓會(huì)議室召開，不會(huì)有問題的。初萌放下電話后，為防萬一，又與前臺(tái)聯(lián)系確認(rèn)會(huì)議室使用情況，當(dāng)?shù)弥獣?huì)議室使用確無變化后，她才放了心。

　　下午1：30，電話再次響起，初萌迅速拿起電話，電話是行政部經(jīng)理方平打來的：“初秘書，今天下午部門經(jīng)理會(huì)議的地點(diǎn)有變動(dòng)嗎?”初萌疑惑地說：“沒有啊?!”方平經(jīng)理問：“沒有?我怎么聽說公共部下午1：O0要在5樓會(huì)議室開會(huì)?！背趺纫宦犛谑墙忉屨f：“噢，這事我知道，他們說一會(huì)兒就完?！狈狡浇?jīng)理說：“是這樣啊，不會(huì)影響我們的會(huì)吧?”初萌肯定地說：“不會(huì)的，您放心吧!”

　　下午1：50。公共部的人員紛紛走出會(huì)議室，初萌抱著一摞文件推門走進(jìn)5樓會(huì)議室，會(huì)議室里桌椅凌亂，桌上有許多堆滿煙頭的煙灰缸和一次性口杯。眼看參加部門經(jīng)理會(huì)的經(jīng)理們就要來了，初萌有點(diǎn)著急了，她手忙腳亂地收拾，把口杯、煙灰缸往門外清理。又發(fā)現(xiàn)沒有足夠的一次性口杯，空調(diào)的按鈕也壞了。這時(shí)施林走進(jìn)會(huì)議室。一頓批評(píng)看來是不可少了。

　　點(diǎn)評(píng)：會(huì)議室預(yù)訂工作屬于簡(jiǎn)單的事務(wù)性工作，其重要性容易讓人忽視，如果處理不好會(huì)對(duì)企業(yè)的時(shí)效帶來影響。因此，秘書人員一定要認(rèn)識(shí)到“平凡工作有偉大”，要認(rèn)真做好每一項(xiàng)看似微小的日常事務(wù)性工作。本案例中的初萌的錯(cuò)誤主要體現(xiàn)在兩點(diǎn)：一是內(nèi)部會(huì)議的時(shí)問安排不妥，兩個(gè)會(huì)議之問問隔太短，使得無法為下一個(gè)會(huì)議做好相關(guān)的準(zhǔn)備，發(fā)現(xiàn)問題也不能解決;二是沒有提前到會(huì)議地點(diǎn)進(jìn)行準(zhǔn)備，并及時(shí)做好會(huì)議室的清潔整理工作。

　　(三)工作程序

　　1.預(yù)訂會(huì)議室

　　2.預(yù)訂用車

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