2014年三級秘書資格會后落實復習：會議評估

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　　會議評估

　　會議評估是對會議效率的評估，是會議總結(jié)的一種方法。任何會議都要追求高質(zhì)量、高效率。會議的效率與會議成本、會議成果有直接的關系，會議取得的成果越大，投入的成本越少，會議的效率就越高;反之，會議的效率越低。

　　會議的管理水平直接決定了會議的成果與成本，是會議效率的決定因素。

　　1.高效率會議的決定因素

　　(1)會議召開具有必要性。

　　(2)會議經(jīng)過精心策劃和籌備。

　　(3)會議地點選擇適中。

　　(4)會議形式多樣化。

　　(5)嚴格執(zhí)行了會議的各項議程。

　　(6)與會者經(jīng)過認真確認和專心挑選。

　　(7)嚴格開會、散會時間。

　　(8)會議作出的決定事項。

　　(9)會議經(jīng)費支出合理。

　　(10)會議服務熱情周到。

　　2.影響會議效率的因素

　　(1)會議的召開不是解決問題的唯一方式。控制成本的直接做法是減少會議數(shù)量，縮短會議時間。

　　(2)會前準備工作不充分，會議的高效在很大程度上取決于會前的周密準備，任何一個準備環(huán)節(jié)的疏漏，都會對會議效率產(chǎn)生極大的影響。

　　(3)組織者組織不當。會議組織不周密，程序安排不合理，造成會議目標失去控制。

　　(4)主持人缺乏主持技巧。主持人難以控制會議的節(jié)奏和氣氛，會場被少數(shù)人壟斷，對會議的目標失去控制。

　　(5)會議支出費用過大。經(jīng)費預算未得到很好的執(zhí)行，出現(xiàn)了如借開會之機旅游、發(fā)放各種貴重紀念品等現(xiàn)象，不僅加大了會議的支出，更嚴重地影響了會議的效率。

　　(6)會議責任分工不明確。一個有效的會議必然是一個有明確責任分工的會議，這種分工指的是會議主持人和會議參加人對會議負有的責任。無論哪一方?jīng)]有很好的履行責任，都會影響會議的效率。

　　3.會議評估的目的

　　(1)會議目標是否實現(xiàn)，包括會議議題的確定、會議議程的安排、會議形式和地點的選擇、發(fā)言人的發(fā)言、主持人的主持等是否達到了預期的目的。

　　(2)與會人員的狀態(tài)。與會人員對會議的滿意度與理由、提出的意見或建議。

　　(3)會議的成本、效益如何。是否按計劃支出費用、是否超支。

　　(4)在以后的會議中需要哪些改進。

　　4.會議評估的方法

　　(1)定性評估。定性評估是對會議活動效果進行質(zhì)的評價，可從四個方面進行評估。

　　會議管理評估

　　1)與會人員的發(fā)言、提問、討論、留言的主要觀點和傾向。

　　2)與會人員的知名度和代表性、會場氣氛、新聞媒介報道的側(cè)重面。

　　3)會議進行期間是否出現(xiàn)了預想不到的問題，或沒有做好工作方面的情況。

　　4)會議決議的落實情況。

　　(2)定量評估。定量評估是通過客觀量化的因素評估會議效果，從而不斷總結(jié)經(jīng)驗。

　　5.會議評估的形式

　　(1)填寫評估表。在會議結(jié)束前，向與會人員發(fā)放會議評估表，以意見調(diào)查的方式請與會人員填寫。

　　(2)特邀觀察員。重要的會議可邀請部分有經(jīng)驗的人士以觀察員的身份參加會議，會后對會議現(xiàn)狀提出意見或建議。

　　6.會議評估的程序

　　(1)明確會議評估的對象。會議定量評估主要是秘書人員對會議整體管理工作、對會議主持人及對會議工作人員的評估。

　　(2)確定會議評估因素

　　1)確定對會議管理工作的總體評估因素。會議管理工作的總體評估因素應該覆蓋會議工作的各個方面，包括會議方案、會場、與會人員范圍、接待工作、經(jīng)費的使用、各項活動的安排等。

　　2)確定主持人的評估因素。主要側(cè)重會議主持人的主持能力、業(yè)務水平、實現(xiàn)會議目標的能力、工作作風和對會議進程的控制能力的評估。

　　3)確定會議工作人員的評估因素。主要側(cè)重工作人員的行為表現(xiàn)、工作態(tài)度、業(yè)務水平和工作效果的評估。

　　4)確定與會人員的評估因素。主要側(cè)重與會人員的發(fā)言方式和發(fā)言態(tài)度的評估。

　　(3)設計評估表格，收集評估數(shù)據(jù)

　　1)表格的長度。表格過長，很難完成;表格過短，提供的數(shù)據(jù)可能不夠充足。

　　2)填寫的難易程度。簡單的表格會增加完成的可能性。

　　3)所問的問題。問題決定設計表格的目的和要收集的信息，在提問之前應刪去無關的問題。

　　4)提問的方式。根據(jù)會議評估的目的和形式，可以使用開放式或封閉式的提問形式。

　　5)分析數(shù)據(jù)方式。如果會議人數(shù)較多，可使用計算機分析數(shù)據(jù)。

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