2015秘書資格四級重點(diǎn)復(fù)習(xí):會議值班

　　(一)會議值班工作的內(nèi)容和意義

　　1、會議值班工作的內(nèi)容

　　(1)值班電話記錄。

　　(2)值班接待記錄。

　　(3)值班日記。

　　(4)做好信息傳遞。

　　2、會議值班的意義

　　會議值班起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，保證了會議的順利進(jìn)行。

　　(二)安排會議值班的工作程序

　　1、制定值班工作制度

　　(1)信息處理制度。

　　(2)崗位責(zé)任制度。

　　(3)交接班制度。

　　2、明確值班工作任務(wù)

　　(1)在會議中協(xié)助搜集有關(guān)情況、文件和資料，傳遞各種信息。

　　(2)要加強(qiáng)與會議無關(guān)人員出入會場的控制。

　　(3)手邊要有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)絡(luò)方式，以便出了問題及時(shí)與之聯(lián)絡(luò)、請示。

　　(4)要備有一份設(shè)備維修人員、車隊(duì)調(diào)度人員和食宿等后勤服務(wù)部門主管人員的電話通訊錄。

　　(5)要堅(jiān)守崗位，保證會議信息的暢通無阻。

　　(6)必要時(shí)，要負(fù)責(zé)督導(dǎo)和協(xié)助專職會議服務(wù)人員為與會者做好各項(xiàng)具體的服務(wù)。

　　(7)做好會議期間各項(xiàng)活動與各種矛盾的協(xié)調(diào)工作。

　　(8)必要時(shí)，應(yīng)建立主管領(lǐng)導(dǎo)帶班制度。

　　3、編制會議值班表

　　會議值班表應(yīng)包括以下內(nèi)容：

　　(1) 會議值班時(shí)間期限和具體值班時(shí)間。

　　(2) 會議值班人員姓名。

　　(3) 會議值班的地點(diǎn)，并在會議須知上注明會議值班室的房間號。

　　(4) 會議值班負(fù)責(zé)人姓名或帶班人姓名。

　　(5) 用簡明的文字表明值班的工作內(nèi)容。

　　(6) 表明人員缺勤的備用方案或替班人員的姓名。