2015秘書資格五級會議管理復(fù)習(xí):會議通知的內(nèi)容

　　會議通知的內(nèi)容

　　會議通知是以召開某次會議的有關(guān)事項為內(nèi)容的文字信息。一般包括會議名稱、主持單位、會議內(nèi)容、起止時間、參加人員、會議議題、會議地點、聯(lián)絡(luò)信息、報到事宜及有關(guān)要求等。會議通知要事項周全、明確、具體;層次分明，條理清晰;語言簡明、流暢、樸實。

　　除此之外，還應(yīng)包括：

　　(1)會議相關(guān)材料。如果有預(yù)備議程、事先需準備的材料或其他需讓與會者事先了解的情況，應(yīng)隨會議通知寄發(fā)一份。

　　(2)回復(fù)時需要的信封、郵票等。需要回復(fù)的會議通知或預(yù)備通知還可夾入一張明信片、信封、郵票等，上面應(yīng)注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名，以便對方有時間考慮并能及時回復(fù)。

　　(3)有關(guān)票證。會議通知中可將會中使用的有關(guān)票證(人場券、代表證、汽車通行證、座次號、編組名單、就餐證和乘車證等)與會議通知一并發(fā)出。

　　(4)會議地點、交通工具、線路等。如果某些與會者對會議地址不熟悉，應(yīng)附加一份說明或回執(zhí)單，要求與會者告知具體的到達和返程日期，并標明到達會址的汽車、火車等交通工具、線路。

　　會議通知是向與會者傳遞召開會議信息的載體，是會議組織者同與會者之問會前溝通的重要渠道。傳遞會議通知是會議準備工作的重要環(huán)節(jié)。在做出了召開會議的決定以后，應(yīng)將有關(guān)會議通知信息傳遞給與會者。