2015秘書資格五級會議管理復(fù)習(xí):發(fā)送會議通知的方法

　　發(fā)送會議通知的方法

　　在各項(xiàng)會議準(zhǔn)備工作基本就緒以后，要盡早發(fā)出會議通知，以便與會人員提前做好準(zhǔn)備。

　　(1)口頭通知與書面通知

　　1)口頭通知。即當(dāng)面或用電話通知。小型會議或與會人員集中居住的會議，適用口頭當(dāng)面通知。參加人數(shù)較多而發(fā)書面通知來不及或不方便的會議，適用電話通知。

　　2)書面通知。即書面印制的通知或板報、網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布的通知。參加人數(shù)較多或者比較重要的會議，宜發(fā)書面通知。

　　(2)正式通知和非正式通知

　　1)正式通知

　　為了規(guī)范公司的管理及運(yùn)作，除了非正式會議和每日例會之外的所有會議，均應(yīng)正式打印會議通知，再通過書面形式或電子郵件傳遞給有關(guān)人員，以示正規(guī)和鄭重。

　　2)非正式通知

　　非正式會議可采用非正式通知，如先發(fā)傳真或打電話，隨后再寄備忘錄或信函。也可先發(fā)電子郵件，再通過電話或回復(fù)電子郵件確認(rèn)。

　　一些會議(如股東大會)在發(fā)送通知時應(yīng)按規(guī)定的會議規(guī)則行事。發(fā)通知的同時應(yīng)附上一份代理委托書。其他類型的會議如無法出席，也應(yīng)在必要時授權(quán)代理，以保證通過決議時達(dá)到所需的法定人數(shù)。